Dienstplan (Zeitplanung)

Wer arbeitet wann und wo? In wenigen Minuten geplant, und jeder im Team bekommt automatisch Bescheid.

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Warum du es benutzt

Der Wochenplan in der WhatsApp-Gruppe endet immer mit demselben Satz: „Das habe ich nicht gesehen.“ Hier planst du die Schichten direkt auf das Objekt. Die App warnt dich zuverlässig, wenn jemand im Urlaub ist oder doppelt verplant wird, und sagt jedem Mitarbeiter automatisch Bescheid, wahlweise per WhatsApp, SMS oder E-Mail.

Das kannst du damit

Wochenplan für das ganze Team
Schichten mit Objekt, Zeit und Notiz
„Letzte Woche kopieren“
Warnung bei Urlaub und Doppelbelegung
Feste Touren mit einem Klick planen
Automatische Schicht-Benachrichtigung
Kalender-Abo für iPhone und Google

So geht's

Öffne Kalender → Plan. Du siehst die ganze Woche mit allen Schichten. Tippe auf einen Tag und lege eine Schicht an: Mitarbeiter, Objekt, Uhrzeit, fertig.
Läuft die Woche wie immer? Dann tippe auf „Letzte Woche kopieren“. Alle Schichten wandern eine Woche nach vorn, und was es schon gibt, überspringt die App von selbst.
Planst du Ayşe versehentlich in ihren Urlaub, bekommst du sofort eine deutliche Warnung. Bewusst bestätigen geht, aus Versehen passiert es nicht mehr.
Schalte unter Team → Schicht-Benachrichtigung den automatischen Versand ein. Ab dann bekommt jeder seine neuen, geänderten und abgesagten Schichten direkt aufs Handy, inklusive Objekt, Uhrzeit, Zugang und Checkliste.

Dienstplan — Die Plan-Ansicht: Ayşe dreimal in der Praxis, Sandra im Bürohaus, Marko am Freitag an den Fenstern.

Kalender Liste — Dieselbe Woche als einfache Liste, so zeigt sie das Handy standardmäßig.

Ein Beispiel aus dem Alltag

Stell dir vor, Sandra plant am Sonntagabend die neue Woche. Sie kopiert die letzte Woche und hängt nur Markos Fenster-Einsatz am Freitag dazu. Zehn Minuten, dann ist sie fertig. Marko bekommt sofort seine WhatsApp: „Neue Schicht: Bürohaus Müller, Fensterfront EG, Freitag 10 bis 14 Uhr, Leiter aus dem Lager mitnehmen.“ Keine Rückfrage, kein „habe ich nicht gesehen“.

Wann du es (noch) nicht brauchst

Mit ein oder zwei Mitarbeitern und immer denselben Objekten reicht der normale Kalender völlig aus. Der Dienstplan lohnt sich richtig, sobald getauscht, vertreten und gesprungen wird.

Profi-Tipp

Speichere wiederkehrende Touren als feste Route. Markos Freitagstour mit vier Objekten legst du einmal an, danach erzeugt „Feste Route planen“ alle Einsätze der Tour mit einem einzigen Klick.

Kurzanleitung: Kalender

Ein Kalender für alles: Termine, Schichten und der Dienstplan in einer Leiste. Was früher vier Reiter waren, sind jetzt Ansichten und ein Filter.

Ansicht wählen: oben rechts: Tag · Woche · Monat · Plan. „Plan“ ist der Dienstplan (Schichten je Tag, Mitarbeiter zuweisen, feste Routen einplanen).
Nur ich: blendet alle anderen Kalender aus und zeigt nur deine Einsätze und Aufgaben. Nochmal tippen: wieder alle.
Termin oder Schicht anlegen: in ein Zeitfenster klicken und ziehen, oder + Neu. Mitarbeiter, Einsatzort, Checkliste, Gäste und Beschreibung im Fenster.
Bestehenden Termin öffnen: ein Klick zeigt alle Infos wie in Google (Ort, Teilnehmer, Checkliste, „In Google öffnen“); Bearbeiten für Änderungen.
Kalender auswählen: Kalender 3/3 blendet einzelne Mitarbeiter ein/aus; Ansicht stellt Farbe (Mitarbeiter/Status/Einsatzort), Zeitraster und Arbeitszeiten ein.
Google & Abo-Links: das Zahnrad ganz rechts: Google-Kalender verbinden (2-Wege-Sync), Buchungslink, Team-Kalender abonnieren.

Kalender Wochenansicht mit der neuen Leiste — Woche: links Navigation und Zeitraum, rechts Ansicht, „Nur ich“, Kalender-Auswahl, Ansicht-Einstellungen, Aufgaben, Neu, Zahnrad.

Kalender am Handy als Liste — Handy: Standard ist die Liste (scrollen statt quetschen). Icons: Liste · Tag · Woche · Plan, Filter-Menü, +.

Dienstplan als Plan-Ansicht — Plan: der Dienstplan mit Schichten je Tag; „Feste Route planen“ legt eine ganze Tour an.

Kalender Woche am Handy — Woche am Handy, wenn du den Überblick brauchst.

Tipp: Alte Links wie ?tab=dienstplan funktionieren weiter und öffnen die passende Ansicht.