Signatur & Text-Vorlagen

Warum du es benutzt

Eine saubere Signatur mit Logo und Kontaktdaten wirkt professionell und spart bei jeder Mail ein paar Sekunden. Und die Text-Vorlagen nehmen dir die Sätze ab, die du sowieso jede Woche schreibst: Terminbestätigung, Angebot nachfassen, Zahlungserinnerung.

Das kannst du damit

• E-Mail-Signatur mit Logo gestalten
• Eigene Signatur je Person, sonst die des Kontos
• Absendername je Person und Postfach
• Text-Vorlagen für den Posteingang
• Vorlagen mit Platzhaltern
• Fertige Vorlagen-Sets als Start

So geht's

1. Öffne Signatur über die Modul-Auswahl, trage Firma, Name und Kontaktdaten ein und lade dein Logo hoch. Die Vorschau zeigt sofort das Ergebnis.
2. Unter Vorlagen legst du deine Standard-Antworten an oder übernimmst die mitgelieferten und passt sie an.
3. Im Posteingang fügst du eine Vorlage beim Schreiben mit einem Fingertipp ein.
4. Beim Schreiben entscheidest du, was unter der Mail steht: Gestaltet mit Logo oder schlichte Textzeilen. Der Umschalter sitzt direkt über dem Zeilen-Editor, mit Vorschau. Hast du nichts gewählt, gilt die gestaltete Fassung, sobald ein Logo hinterlegt ist.

Jede Person unterschreibt selbst

Seit September 2026 legt jede Person ihre eigene Signatur an. Wer keine hat, bekommt die Signatur des Kontos. So unterschreibt aus einem geteilten Postfach wie info@ jeder mit seinem eigenen Namen. Auch der Absendername, den der Kunde im Postfach sieht, gehört der Person, die schreibt. Beim Schreiben steht er ganz oben in der Zeile Von und lässt sich dort für jede Mail ändern.

Seit dem 25.08.2026: Vorher ging aus dem Posteingang immer die Textfassung raus, auch wenn du eine Signatur mit Logo gebaut hattest. Die sah man nur in Kampagnen. Jetzt sind beide Wege gleich.

Wer steht in der Signatur?

Name und Adresse zieht das CRM in dieser Reihenfolge: was in den Firmen-Variablen steht, sonst das Postfach, mit dem gesendet wird, und deine Login-Daten nur dann, wenn diese Adresse selbst ein verbundenes Postfach ist. Findet sich nichts, bleibt die Zeile leer. Eine falsche Adresse wäre schlimmer, denn dorthin gingen die Antworten.

Seit dem 26.08.2026: Vorher sprang die Login-Adresse ein. Wer als Agentur in ein Kundenkonto schaute, sah dort plötzlich seinen eigenen Namen unter fremder Firma, und beim Speichern wanderte er sogar in die Firmen-Variablen des Kunden.

Eigene Signatur je Kampagne

Schreibt eine Kampagne im Namen eines Mitarbeiters, braucht sie nicht die Konto-Signatur. In der Kampagne wählst du unter Signatur die Fassung „Eigene für diese Kampagne“, nimmst eine der sechs Vorlagen, füllst Name, Position, Firma, Telefon, E-Mail und Website (vorbelegt aus Firmendaten und Postfach) und drückst „Speichern & festzurren“. Ab da sieht jeder im Team dieselbe Fassung, und genau die geht raus. Ändern geht erst nach Entsperren; deine Eingaben bleiben gemerkt.

Ein Beispiel aus dem Alltag

Stell dir vor, Sandra beantwortet Terminanfragen. Früher hat sie jede Antwort neu getippt, heute wählt sie die Vorlage „Terminbestätigung“, tauscht Datum und Namen und schickt ab. Aus drei Minuten werden zwanzig Sekunden, bei jeder einzelnen Mail.

Wann du es (noch) nicht brauchst

Vorlagen lohnen sich erst bei Wiederholung. Schreib einen Text zweimal von Hand, beim dritten Mal machst du eine Vorlage daraus. Vorher ist es verschwendete Einrichtungszeit.

Profi-Tipp

Richte die Signatur ein, bevor die erste Kampagne rausgeht. Nichts wirkt unfertiger als eine Serien-E-Mail ohne Impressumsangaben und Logo.