Firmenvariablen

Firmenvariablen verwaltest du unter Einstellungen → Firmenvariablen. Was du dort einträgst, setzt das CRM in jeden Text ein, der nach außen oder intern entsteht.

Was es gibt

• Grundausstattung: 31 feste Felder, in jedem Konto gleich. Firmenname, Inhaber, Telefon, E-Mail, Adresse, Bankverbindung, Absendername und Position, Links zu Website, Impressum, Datenschutz und Social Media, Zahlungsbedingungen.
• Eigene: unter dem Reiter Eigene legst du weitere an, zum Beispiel einen Gutschein-Code, deine Öffnungszeiten oder eine Notfallnummer. Name, Wert und, wenn du magst, eine Gruppe.

So schreibst du sie in einen Text

• Wert einsetzen: {{firma.telefon}}
• Eigene Variable: {{firma.gutschein_code}}
• Ersatztext, wenn leer: {{firma.mobil|auf Anfrage}}
• Andere Variable, wenn leer: {{firma.mobil|firma.telefon}}
• Text nur, wenn der Wert da ist: {{#if firma.mobil}}Mobil: {{firma.mobil}}{{/if}}

Du musst die Schreibweise nicht tippen: in jedem Editor gibt es den Knopf Variable einfügen (geschweifte Klammern). Er zeigt alle Firmenvariablen mit ihrem aktuellen Wert und setzt den Platzhalter an der Stelle ein, an der dein Cursor steht.

Wo sie wirken

Postfach (Mails, Antworten, Textbausteine), Kampagnen (Mail, Betreff, Brief, SMS, Anruf-Aufgabe), Automatiken (Mail, SMS, Aufgaben, Notizen), Rechnungs- und Angebotsmail, Buchungsbestätigung und Erinnerung (Mail, SMS, WhatsApp), Signatur, Newsletter und Roadmap-Vorlagen.

Regeln

• Leer: Hat eine Variable keinen Wert, bleibt die Stelle leer. Steht sie allein in einer Zeile einer Automatik oder Signatur, fällt die Zeile weg.
• Gibt es nicht: Ein Platzhalter mit Tippfehler, etwa {{firma.telfon}}, bleibt sichtbar im Text stehen. Unter dem Editor steht dann ein Hinweis. In Kampagnen wartet der Schritt, bis der Text korrigiert ist, statt eine Mail mit Lücke zu schicken.
• Umbenennen: Der Platzhalter entsteht beim Anlegen aus dem Namen und bleibt gleich, auch wenn du den Namen später änderst. Texte, die ihn benutzen, laufen weiter.
• Löschen: Eine eigene Variable lässt sich nur löschen, wenn sie in keinem gespeicherten Text mehr steht. Sonst zeigt das CRM, wo sie benutzt wird.
• Alte Schreibweise: In Signaturen und Newslettern funktionieren die kurzen Namen wie {{telefon}} weiter. Überall sonst gilt {{firma.…}}, weil dort kurze Namen schon etwas anderes bedeuten, etwa {{ort}} in der Buchung den Termin-Ort.
• Textbausteine: Eckige Lücken wie [Name], [Firma] und [Telefonnummer] füllt der Posteingang beim Einfügen mit dem Kontakt des Gesprächs und den Firmenvariablen. Was er nicht kennt, etwa [Datum], bleibt stehen und wird dir gemeldet.

Wer darf ändern

Ändern darf, wer das Recht Konto-Einstellungen hat (Rang Inhaber, Admin, Konto-Inhaber). Alle anderen sehen die Werte, weil ihre Mails und Signaturen sie brauchen, können sie aber nicht ändern. Links (Website, Impressum, eigene Werte mit https://) setzt nur der Konto-Inhaber.