Zeiterfassung & Lohn
Einstempeln am Handy, prüfen durch die Objektleitung, und am Monatsende eine fertige Datei fürs Lohnbüro.
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Warum du es benutzt
Stundenzettel auf Papier bedeuten jeden Monat dasselbe: abtippen, entziffern, diskutieren. Hier stempelt dein Team einfach am Handy, die Pausen werden sauber abgezogen, und Soll und Ist stehen übersichtlich nebeneinander. Aus dem Lohn-Export wird eine einzige Datei statt einem ganzen Abend Arbeit.
Das kannst du damit
- Stempeluhr am Handy, mit Objekt
- Pausen und Notizen je Eintrag
- Genehmigen durch die Objektleitung
- Soll und Ist je Mitarbeiter
- Erinnerung, wenn jemand das Ausstempeln vergisst
- CSV-Export einzelner Zeiten
- Lohn-Export je Mitarbeiter und Monat
So geht's
- Deine Mitarbeiter öffnen die Zeiterfassung, tippen auf Einstempeln und wählen das Objekt. Nach Feierabend stempeln sie aus und tragen die Pause ein.
- Die Objektleitung sieht neue Einträge als „Entwurf“ und genehmigt sie mit einem Fingertipp, oder sie korrigiert kurz mit einem Kommentar.
- Die Karte Soll/Ist zeigt dir für jede Person auf einen Blick, ob die Woche aufgeht. Eine kleine Ampel statt Kopfrechnen.
- Am Monatsende tippst du auf „Lohn“ und bekommst eine Zeile pro Mitarbeiter: Stunden, Soll, Differenz, Urlaub, Krank und Brutto. Diese Datei schickst du unverändert an dein Lohnbüro.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Stell dir vor, Ayşe stempelt morgens um 6:03 Uhr an der Praxis ein und um 9:11 Uhr wieder aus, mit 15 Minuten Pause. Sandra genehmigt freitags alle Einträge der Woche in zwei Minuten. Und Thomas lädt am Monatsende den Lohn-Export herunter und schickt ihn direkt an den Steuerberater. Fertig.
Wann du es (noch) nicht brauchst
Bei pauschal bezahlten Minijobs mit festen Einsätzen ist das Stempeln oft unnötig. Da reicht der Dienstplan als Nachweis der geplanten Stunden völlig aus.
Profi-Tipp
Die Erinnerung „Ausstempeln vergessen?“ meldet sich von selbst, wenn ein Eintrag über Nacht offen bleibt. Die häufigste Fehlerquelle der Zeiterfassung erledigt sich damit praktisch von allein.
Kurzanleitung: Zeiterfassung
Der Stempel-Ring zeigt auf einen Blick, wer gerade im Dienst ist. Jeder sieht sich selbst, Admins und die Objektleitung mit passendem Rang sehen das Team.
- Einstempeln: der große Kreis ist deine Person: Einstempeln / Ausstempeln.
- Ring lesen: grüner Ring = eingestempelt seit …, grau = nicht im Dienst. Klick auf einen Kreis filtert die Liste.
- Objektleitung: Die Rolle „Objektleitung“ mit dem Rang „Objektleitung“ (unter Team) darf Arbeitsgruppen pflegen und Zeiten des Teams sehen und annehmen, ohne an die Konto-Einstellungen zu kommen. Ohne Rang gilt nur der Grundstock.
- Exportieren: Zeitraum wählen, Liste exportieren.
