Scam-Schutz: Absender und Bankverbindungen prüfen

Gefälschte Absender und Rechnungen mit fremder Bankverbindung gehören zu den häufigsten Betrugsmaschen gegenüber kleinen Betrieben. Das CRM prüft deshalb jede eingehende Nachricht automatisch und zeigt einen Hinweis, wenn etwas nicht bestätigt werden kann. Gesperrt oder gelöscht wird dabei nichts.

Was automatisch geprüft wird

• Ob die Nachricht von einer Adresse kommt, die noch nie geschrieben hat.
• Ob der Mailanbieter des Absenders bestätigen konnte, dass die Nachricht wirklich von dort kommt.
• Ob Antworten an eine andere Adresse gehen würden als an die des Absenders.
• Ob der Name des Absenders dem eines Teammitglieds, deiner Firma oder eines Kontakts gleicht, die Adresse aber eine andere ist.
• Ob die Adresse einer bekannten nur ähnelt, etwa mit einem vertauschten Buchstaben oder einer Ziffer statt eines Buchstabens.
• Ob ein Link woanders hinführt, als sein Text anzeigt.
• Ob ein Anhang ein Dateityp ist, der Programme ausführen kann.
• Bei Eingangsbelegen: ob die Bankverbindung von der abweicht, die derselbe Absender bisher verwendet hat.

Was die Hinweise bedeuten

Absender nicht überprüft heißt: Wir konnten den Absender noch nicht bestätigen. Die Nachricht ist deshalb nicht gefährlich, aber ein zweiter Blick lohnt sich. Die Gründe stehen im Fragezeichen neben dem Hinweis. Bilder von fremden Servern laden bei solchen Nachrichten erst, wenn du auf Bilder anzeigen tippst, damit der Absender nicht erfährt, wann du die Nachricht geöffnet hast.

Bankverbindung weicht ab heißt: Auf dem Beleg steht ein anderes Konto als auf früheren Belegen desselben Absenders. Das kann einen harmlosen Grund haben (Bankwechsel), ist aber auch der klassische Weg, Geld umzuleiten.

Der Hinweis verschwindet, sobald jemand aus dem Team antwortet oder Als geprüft markieren antippt. Bei Belegen bestätigt jemand mit Zugriff auf die Finanzen den Beleg als geprüft.

Was du tun solltest

• Neue Bankverbindung immer telefonisch bestätigen, und zwar unter einer Nummer, die du schon kennst, etwa aus dem Vertrag oder von der Website. Nie unter der Nummer aus der Nachricht oder vom Beleg.
• Keine Zugangsdaten über Links eingeben. Wenn eine Nachricht dich auffordert, dich irgendwo anzumelden, öffne die Seite lieber selbst über deine Lesezeichen.
• Verdächtige Anhänge nicht öffnen. Rechnungen kommen als PDF, nicht als Programm oder Webseite.
• Im Zweifel kurz im Team nachfragen, bevor du handelst.

Was der Schutz nicht kann

• Er ist kein Virenscanner und prüft den Inhalt von Dateien nicht auf Schadsoftware.
• Er gibt keine Garantie. Eine Nachricht ohne Hinweis kann trotzdem betrügerisch sein.
• Wird eine echte Adresse gehackt, sieht die Nachricht für die Prüfung normal aus. Gerade bei Bankverbindungen hilft dann nur der Anruf.
• Bei eingescannten Belegen ist die Bankverbindung oft nicht lesbar. Dann gibt es dazu keinen Hinweis.

Was gespeichert wird

• Das Prüfergebnis je Nachricht (welche Punkte aufgefallen sind).
• Wer einen Absender oder Beleg als geprüft markiert hat und wann.
• Von Bankverbindungen nur die letzten vier Stellen und ein Prüfwert, mit dem sich zwei Belege vergleichen lassen. Die vollständige IBAN wird dafür nicht gespeichert.

Die Daten bleiben in deinem Konto und werden nicht an Dritte weitergegeben. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung.